7 trendów, które zmieniają biura

Mateusz Siwiaszczyk, członek Polskiego Instytutu Środowiska Pracy zawodowo związany z branżą meblarską, w czasie spotkania zorganizowanego w centrali firmy Mikomax Smart Office opowiadał o nowoczesnych biura i o wyzwaniach przyszłości. Podsumowujemy jego wystąpienie i przedstawiamy 7 trendów, które zmieniają biura.

1. Jak zmienia się projektowanie? Przyszłość, której należy szukać w przeszłości

– Jeśli chcemy mówić przyszłości biur, warto spojrzeć na to, co się dzieje obecnie, a także przyjrzeć się temu, co wydarzyło się w przeszłości. – przekonywał Mateusz Siwiaszczyk.
Na zmiany w sposobach aranżowania przestrzeni biurowych trzeba też patrzeć w szerszym kontekście. Warto spojrzeć choćby na to, jak zmienił się warsztat architektów. Jeszcze 10 czy 15 lat temu projektowano z wykorzystaniem kalki i rapidografu – dziś te nazwy brzmią dość orientalnie, projektuje się natomiast w programach 3D, umożliwiających nie tylko projektowanie infrastruktury, lecz także wszystkich instalacji, wnętrz, wszelkich szczegółów. Zaprojektowany budynek można zaś wydrukować dzięki drukarce 3D w ciągu kilku lub kilkunastu minut dokładnie tego samego dnia, którego ukończony zostaje projekt. Jeszcze nie tak dawno, żeby zwizualizować to, co ma powstać, tworzono makiety, na których wykonanie trzeba było czekać dniami a nawet tygodniami. Przyszłość to zapewne wizualizacje za pomocą hologramów, dzięki którym będzie można pokazywać rozszerzoną rzeczywistość projektu.

Przełomowe zmiany można zaobserwować w sposobach projektowania przestrzeni biurowych. Łączyć je trzeba jednak nie tylko ze zmianami w technikach i technologiach, lecz także z nowymi koncepcjami i modelami biur. Jeszcze kilkanaście lat temu w projektowaniu biur zupełnie inaczej rozkładano akcenty:

– Najpierw zastanawiano się nad tym, jak zaprojektować gabinet prezesa i recepcję: od tego zaczynały się rozmowy z klientami. A dopiero potem myślano o innych przestrzeniach. Dzisiaj natomiast rozmowy zaczynają się od omówienia tego, jak należy zaprojektować strefy wspólne i co należy zaoferować pracownikom. – wyjaśniał Siwiaszczyk.

2. Zmiany pokoleniowe? Nie tylko millenialsi, lecz także seniorzy

Wszyscy się dzisiaj koncentrują na potrzebach millenialsów. To dla nich przede wszystkim tworzone są w biurach chill-out roomy z piłkarzykami i rzutkami, parkingi dla rowerów i udogodnienia dla rowerzystów, a także z myślą o ich potrzebach i stylach życia wprowadza się elastyczne godziny pracy czy możliwość pracy z domu, by mogli pogodzić życie prywatne i zainteresowania z pracą zawodową. Warto jednak zacząć myśleć także o potrzebach starszego pokolenia, bo starzejące się społeczeństwo to fakt.

– Sam się zastanawiam nad przyszłością i myślę o sobie już w kategoriach starszego pokolenia, choć jeszcze wiele lat upłynie zanim zacznę zaliczać się do grupy wiekowej 60+, to jednak to nieuchronnie mnie czeka, a dwudziestolatkiem już nie będę. – mówił Siwiaszczyk.

Jedną z konsekwencji starzenia się społeczeństw jest konieczność ustanowienia wysokiego wieku emerytalnego: będziemy dłużej aktywni zawodowo niż wcześniejsze pokolenia. A to z kolei oznacza, że w biurach pracować będzie razem kilka generacji wiekowych. Te zmiany już dziś w wielu organizacjach dają się zaobserwować. Zarządzanie zespołami multipokoleniowymi to nowe wyzwanie, ale organizacje dostrzegają też korzyści z pojawienia się różnorodności wiekowej: takie zespoły są bardziej kreatywne i potrafią odpowiedzieć na potrzeby większej liczby osób.

Przy projektowaniu biur i budynków trzeba zatem już dziś nauczyć się uwzględniać potrzeby różnych grup wiekowych, zarówno osób młodszych, jak i tych starszych. Dla tych ostatnich trzeba będzie zapewnić w budynkach przestrzenie, umożliwiające świadczenie konsultacji lekarskich. Należy się spodziewać, że w coraz większej liczbie kompleksów biurowych w dolnych partiach budynków będą zlokalizowane jednostki opieki medycznej. Innym pomysłem jest tworzenie wyspecjalizowanych budek do konsultacji z lekarzem wyposażonych w czujniki pomiaru podstawowych parametrów czynności życiowych czy kamery do obserwacji zmian skórnych.

3. Krócej w pracy? Biuro po godzinach

Należy się spodziewać, że w związku z wydłużeniem okresu aktywności zawodowej i przesunięciem wieku emerytalnego zmniejszy się liczba przepracowanych godzin. Jeśli biura będą wykorzystywane na przykład przez 6 godzin dziennie, bo tak skróci się dzień roboczy, organizacje będą poszukiwały nowych sposobów wykorzystania przestrzeni po godzinach pracy. Po prostu przestanie się opłacać inwestowanie ogromnych pieniędzy w budynki biurowe, które efektywnie są wykorzystywane tylko 6 godzin dziennie. Zwiastuny nadchodzących zmian widać już dziś w coworkingach, które „po godzinach” zaczynają żyć innym życiem. To miejsca, w których ludzie się spotykają na różnego rodzaju wydarzeniach, integrują, piją piwo i rozmawiają. Podobnie wiele nowych budynków biurowych oferuje już przestrzenie wspólne, które można w ten sposób wykorzystywać, a także wspólne tereny zielone, by tworzyć również przestrzeń do spotkań między budynkami nie tylko „po godzinach”, lecz także w weekendy.

4. Biuro poza biurem? Cyfrowi nomadzi, dla których biurem jest miasto

Nowe pokolenie na rynku pracy to także nowe style pracy, dla których trzeba tworzyć przestrzenie biurowe inne niż dotychczas i wziąć po uwagę potrzeby niezależnych młodzi ludzi, którzy chcą pracować w różnych miejscach, z różnych miejsc i którzy podróżują po świecie. To, co jest im potrzebne, to „nomad office” – miejsce, które mogą wynająć na godziny. Nie potrzebują przestrzeni wspólnych, kafeterii ani miejsce do relaksu, ponieważ pracują w zupełnie inny sposób niż większość pracowników biurowych. Nomad office to miejsce zlokalizowane blisko punktów komunikacyjnych, żeby skrócić czas dojazdu. Ten, kto pracuje w nomad office, korzysta z takiego miejsca przez krótki czas, by wykonać określone zadanie, a potem udaje się do kawiarni albo idzie do parku i wykorzystuje to, co oferuje przestrzeń miejska. Nomad office to na przykład kabiny zlokalizowane w różnych miejscach miasta – nowy typ biura, z którego można skorzystać dzięki aplikacji umożliwiającej rezerwację i uiszczenie opłaty. Z tego typu miejsc mogłyby też korzystać korporacje, żeby na przykład prowadzić rekrutację w strefie zapewniającej komfort akustyczny i dzięki temu – także poufność rozmowy.

5. Nowe modele aranżacji przestrzeni? Dynamiczne przestrzenie biurowe

Dziś biura bardzo szybko się zmieniają, ale warto odwołać się do przeszłości, by przypomnieć historię rozwoju biura typu open space. Pierwsze takie biuro powstało w 1906 roku w Buffalo w stanie Nowy Jork. Zarząd podjął decyzję, że pracownicy będą siedzieć na przeciw siebie w otwartej przestrzeni, żeby jak najszybciej procesować dokumenty związane z wysyłkową sprzedażą mydła i innych produktów. Zaobserwowano, że nie tylko płynność pracy się poprawiła, lecz także odnotowano zmniejszenie kosztów związanych z ogrzewaniem i oświetleniem. Przez lata te otwarte przestrzenie bardzo się zmieniały, ale wielu osobom kojarzą się źle, przede wszystkim z aranżacjami z lat 80. XX charakteryzującymi się dużym zagęszczeniem biurek w przestrzeni. Dziś architekci starają się dzielić duże otwarte przestrzenie na mniejsze, częściowo wydzielone. Dąży się do tego, żeby tworzyć różnorodne przestrzenie uwzględniające różne potrzeby i dostosowane do różnych stylów pracy: miejsca do współpracy dla ekstrawertyków, do pracy w skupieniu dla introwertyków, miejsca do rozmów telefonicznych. Tworzy się meble, które pozwalają tworzyć tego typu przestrzenie.

Elastyczność przestrzeni biurowej jest ważna z jeszcze jednego powodu: dziś umowy najmu podpisywane są na pięć lub więcej lat. W tym czasie organizacja bardzo się zmienia i zmieniają się też potrzeby poszczególnych zespołów. Dlatego tak ważne jest zostawienie możliwości adaptacji i dalszego przekształcania, by biura mogły żyć własnym życiem.

– My proponujemy myśleć o przestrzeni modułami i projektować w określonych modułach, bo dzięki temu można łatwiej wprowadzać zmiany. Osobom pracującym w zespołach dajemy też możliwość współtworzenia i przekształcania miejsc, w których wykonują swoje zadania. Jednocześnie oddajemy im przestrzeń, w której mogą decydować, jak chcą pracować, czy będą pracować siedząc przy biurku czy na stojąco, i w jakiej dokładnie przestrzeni będą wykonywać swoje zadania. Ta wolność wyboru jest niesłychanie ważna i nie tylko przykłada się na większą satysfakcję ze środowiska pracy, lecz także przyczynia się do efektywnego wykorzystania dostarczonych narzędzi. W przyszłości także całe budynki zaczną zmieniać się w czasie i będą tworzone z ruchomych modułów. – wyjaśniał Siwiaszczyk.

W odpowiedzi na potrzeby cyfrowych nomadów a także na potrzebę większej elastyczności biur zaczynają się też pojawiać przestrzenie coworkingowe, redefiniujące to, czym są biura, które tradycyjne rozumiane były jako typ przestrzeni, a dziś stanowią także rodzaj usługi. Dlatego coworkingi są wybierane nie tylko przez startupy, które jeszcze nie wiedzą, jak szybko urosną i jak dużych przestrzeni będą potrzebować, lecz także przez organizacje, starające się pozyskiwać talenty. Coraz więcej organizacji decyduje się również na tworzenie wewnętrznych coworkingów.

6. Bliżej natury? Wellness i biofilia w biurze

Z podążeniem za potrzebami ludzi wiąże się jeszcze trend: biophilic design. Projektowanie w zgodzie z naturą, której człowiek jest częścią i z którą potrzebuje mieć bezpośredni kontakt, żeby dobrze funkcjonować. Urbanizacja w takiej formie, jaką znamy dziś, to efekt zmian mających miejsce na przestrzeni ostatnich 150 lat. Niesie ze sobą wiele dobrego, ale jednocześnie odcina nas od natury. Część chorób cywilizacyjnych i poważnych zaburzeń psychicznych związanych jest z brakiem dostatecznego kontaktu z przyrodą. Dlatego tworzy się biura, w których są strefy relaksu wypełnione roślinami, żeby ludzie się w nich dobrze czuli: to jest coś, co się po prostu opłaca. Wykorzystuje się też coraz więcej naturalnych materiałów takich jak drewno, aby środowiska pracy były jak najbardziej domowe i przyjazne. Przy projektowaniu przestrzeni wykorzystuje się uproszczone cytaty na przykład drzewa nawiązujące do naturalnych przestrzeni takich jak las.

– Dlatego stworzyliśmy produkt wpisujący się w trend biophilic design: mobilną salkę konferencyjną wyposażoną w niezależną klimatyzację, z której skropliny nawadniają doniczki z roślinami zamontowane na bocznej ścianie. Salka konferencyjna i ściana z roślin tworzą zamknięty obieg. – opowiadał Siwiaszczyk.

Elementy biophic design wykorzystywane są również w projektach architektonicznych. Dobrym przykładem jest Kopenhaga, w której od 2010 roku obligatoryjnie wszystkie dachy budynków biurowych muszą być wykorzystane do stworzenia zielonych ogrodów. Celem tych działań jest zmniejszenie stężenia CO2 w mieście.

6. Smart office? Nowe technologie, internet rzeczy i robotyzacja

Dzisiejsze biura są w coraz większym stopniu zarządzane przez technologię. Przyszłość biur to Smart Office. Agata Szczotka-Sarna wspomniała w swoim wystąpieniu o urządzeniu do oddzielania frakcji odpadów, które uczy się segregować. To dobry przykład tego, jak technologia i robotyzacja zmieniają przestrzenie biurowe. Inny przykład to biurka, którymi można sterować dzięki aplikacji: można zaprogramować wysokość blatu i bez problemu dostosowywać ją do własnych preferencji.

– Wdrożyliśmy taką aplikację również po to, żeby ułatwić ludziom uczenie się korzystania z biurka i dostosowywania jego wysokości do trybu pracy. Zauważyliśmy, że użytkownicy rzadko wstają, by popracować na stojąco. Nasza aplikacja wyrabia pewien nawyk i przypomina o tym, żeby zmieniać pozycję. Aplikacja oblicza także, ile dodatkowych kalorii spaliliśmy dzięki temu, że pracowaliśmy na stojąco: taka informacja to forma nagrody i zachęty. Technologię wykorzystujemy też w kolektomacie. Kolektomat działa podobnie jak paczkomat i współpracuje ze wszystkimi firmami kurierskimi. Kiedy projektowaliśmy ten produkt, przyświecała nam taka idea, żeby odciążyć osoby pracujące na recepcji, szczególnie w okresie świątecznym, kiedy przesyłanych jest wiele paczek. – opowiadał Siwiaszczyk.